TIETOSUOJASELOSTE HENKILÖSTÖREKISTERISTÄ
Päivitetty 12.10.2021 Tietosuoja-asetus 2016/679
1. Rekisterinpitäjä
TiliVerso Oy
(3222180-1)
Ohrapolku 3
40270 PALOKKA
Puh. 040 729 0442
(jäljempänä ”Rekisterinpitäjä”)
2. Yhteyshenkilö
Kirsi Heikkinen
Ohrapolku 3
40270 PALOKKA
3. Rekisterin sisältämät tiedot
Tämä rekisteri voi sisältää seuraaviin tietoryhmiin kuuluvia tietoja; rekisteröidyn
nimi, syntymäaika, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, valokuva, kansalaisuus, koulutus, käydyt kurssit, pätevyydet, tutkinnot, kehityskeskustelut, avaintavoitteet, työnimike, palkkaa- ja palkanmaksua sekä palkanluonteisia etuuksia koskevat tiedot, matkavaraukset, matka- ja kulutiedot, päivittäiset työajanseurantaa koskevat tiedot, työmaiden videovalvontamateriaalia, lomatiedot, sairauspoissaoloa ja muuta poissaoloa koskevat tiedot- ja todistukset sekä mahdolliset muut työsuhdetta koskevat tiedot. EU:n ulkopuolelta tulevien alihankkijoiden työntekijöistä säilytetään kopio passista ja oleskeluluvasta.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen työ- tai johtajasuhteen täytäntöönpano ja siihen liittyvien tietojen hallinnointi. Työ- tai johtajasuhteen kestäessä henkilötietojen käsittely perustuu Rekisterinpitäjän ja työntekijän tai johtajan väliseen työ- tai johtajasopimukseen ja työ- tai johtajasuhteen päättymisen jälkeen käsittelyn oikeusperusteena on
Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen (mm. kirjanpitolaista ja työsopimuslaista johtuvat velvoitteet). Aliurakoitsijoiden palveluksessa olevien työntekijöiden osalta käsittelyn perusteena on Rekisterinpitäjän oikeutettu etu tai lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen.
5. Henkilötietojen vastaanottajat
Rekisteröidyn tietoja käsittelevät mm. Rekisterinpitäjän henkilöstö- ja IT-osaston ja palkkahallinnon työntekijät, rekisteröidyn esimiehet tai heidän edustajansa sekä sellaiset muut Rekisterinpitäjän työntekijät, joiden työtehtävien hoito edellyttää kyseessä olevien tietojen käsittelyä. Henkilötietoja voivat käsitellä myös muut ulkopuoliset tahot Rekisterinpitäjän erillisestä toimeksiannosta (mm. työmaiden videovalvonta) sekä järjestelmätoimittajien yhteyshenkilöt. Rekisterinpitäjä on solminut kaikkien ulkopuolisten henkilötietojen käsittelijöiden kanssa EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset täyttävän tietosuojaa koskevan sopimuksen, jolla varmistetaan muun muassa tietojen luottamuksellisuus. Tietoja voidaan luovuttaa tarvittaessa viranomaisille tuomioistuinten lainvoimaisten tuomioiden ja viranomaisten tai muiden tahojen lakiin perustuvien määräysten perusteella.
6. Tietolähteet
Rekisteröityä koskevat henkilötiedot kerätään lähtökohtaisesti rekisteröidyltä itseltään työsopimussuhteen alkaessa ja työsuhteen kestäessä. Tietoja voidaan saada myös viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta.
7. Henkilötietojen säilyttämisaika
Rekisterinpitäjä säilyttää henkilötietoja ainoastaan siihen tarkoitukseen, johon tiedot on aluperin kerätty. Kaikki säilytysajat perustuvat voimassa olevaan lainsäädäntöön. Esimerkiksi työtodistuksen antamista varten tietoja on säilytettävä 10 v. työsuhteen päättymisestä.
8. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Käsittelyn perustuessa Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella.
9. Rekisteröidyn muut oikeudet
a) Oikeus saada pääsy tietoihin ja oikeus tietojen oikaisemiseen Rekisteröidyllä on oikeus saada maksutta jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista ja oikeus vaatia, että Rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Ottaen huomioon tietojen käsittelyn tarkoitukset, rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä esimerkiksi toimittamalla lisäselvitystä. Rekisteröidyt pääsevät myös tarkastelemaan ja muokkaamaan osaa niissä järjestelmissä olevista henkilötiedoistaan, joihin he ovat saaneet käyttäjätunnukset.
b) Oikeus käsittelyn rajoittamiseen Rekisteröidyllä on oikeus saada tietojen käsittely rajoittumaan ainoastaan tietojen säilyttämiseen, mikäli tiedot ovat paikkansapitämättömiä, käsittely on lainvastaista ja rekisteröity ei halua tietoja poistettavan, Rekisterinpitäjä ei tarvitse tietoja enää käsittelytarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai mikäli rekisteröity on vastustanut oikeutetun edun käsittelyperusteeseen liittyvien henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityistilanteeseensa vedoten odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö Rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
c) Oikeus tietojen poistamiseen Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot poistetuksi rekisteristä mm. silloin, kun tietoja ei enää tarvita alkuperäisiin tarkoituksiin. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojen poistamista myös silloin, kun hän on käyttänyt kohdan 10. mukaista vastustamisoikeutta eikä käsittelylle ole perusteltua syytä, tai milloin käsittely on ollut lainvastaista.
d) Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen muun muassa silloin, kun käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn suostumus tai sopimus ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
e) Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on jätetty noudattamatta tietosuojaa koskevia säännöksiä. Suomessa valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutettu (www.tietosuoja.fi). Tämä ei kuitenkaan rajoita rekisteröidyn muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja.
10. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröity voi toteuttaa kohdan 8 ja 9 kohdissa mainittuja oikeuksiaan lähettämällä tietopyynnön osoitteeseen info@tiliverso.fi. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta tietosuoja-asetuksessa säädetyllä perusteella.
11. Rekisteröidyn oikeuksiin ja vapauksiin liittyvät mahdolliset riskit
Rekisterinpitäjä ja Rekisterinpitäjän puolesta henkilötietoja käsittelevät rekrytointirekisteriin liittyvien järjestelmien tarjoajat ovat sitoutuneet käsittelemään ja suojaamaan henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Kaikki tähän rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään luottamuksellisina ja henkilötietoihin pääsy on rajattu ainoastaan niihin henkilöihin, jotka ovat oikeutettuja työtehtäviensä puolesta käsittelemään kyseessä olevia henkilötietoja. Kyseisillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus. Tietoliikenneyhteys käyttäjän selaimelta Rekisterinpitäjän palvelimelle on salattu. Sähköisesti käsiteltävä aineisto kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muunlaisin teknisin keinoin suojattuja. Kaikki manuaalisesti käsitelty henkilötieto säilytetään lukitussa tilassa ja hävitetään tietoturvallisesti.
12. Tietojensiirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle